【今日からできる】会議を効率化する方法!

会議効率化
こんな方におすすめの記事です
  • 会議に費やす時間を減らしたい
  • 生産性が高い企業の会議のやり方が知りたい
  • コラボレーションが生まれる会議の方法が知りたい

会議は最大の時間泥棒

日本を代表する食品メーカーの「味の素」は働き方改革に成功し残業ゼロを実現したことが有名です。

味の素が、働き方改革に着手して、気づいたことは会議が時間泥棒だという事実です。

なんと全労働時間の20%が会議に費やされていました。

会議が時間泥棒

これは味の素だけではなく、多くの企業に当てはまる事実だと思います。

時間泥棒である会議を効率化することで労働生産性が向上することは間違いありません。

ダメな会議の特徴

ダメな会議にはどんな特徴があるのでしょうか?

  1. 会議のルールがない
  2. 会議の目的(ゴール)がない・明確でない
  3. 一回の会議で決まらない。何度も開催する
  4. 心理的安全性がない

というものです。詳しくみていきましょう。

会議のルールがない

会議のルールを決めることで効率的な会議が実現できます。

  • 必要最低限の時間で終える
  • 必要最低限の人数の参加にとどめる
  • コラボレーションやアイデアを出す
  • 会議の内容をデータ化していつでも誰でも閲覧できるようにする

このような会議が実現できれば、きっと会議に時間を無駄にすることはなく、会議の意義も保つことができるでしょう。

必要最低限の時間で会議を終える

会議の開催の「単位」を15分にしましょう。

一般的な会議は1時間単位、もしくは30分単位ではないでしょうか?

本来なら15分で終わる会議も、30分が最小単位になっているために、

ダラダラ雑談で時間を埋めたり、30分いっぱいに時間を使うために会議にペースが遅くなったりすることがよく見られます。

会議の最小単位を15分にすることで、会議を効率よく運用することができます。

会議の前にあらかじめ

『この会議は15分のブロックが何個必要なのか』

を決めてから開催するのも有効なアプローチです。

出木杉

「この会議はプロジェクトの進捗を確認するだけなので、1ブロック(15分)で終えます」

と時間配分を適切にした会議が展開できます。

また、会議を時間内に終えるという動機(モチベーション)が生まれるため、会議参加者に会議への集中力が生まれます。

会議を時間内に終えるための工夫も生まれます。

会議に参加する人数を必要最低限にとどめる

会議に参加するということは

「発言する」

と同義です。

もし仮に、会議に参加しながら一言も発しない人がいたら、その人はその会議に必要なかったということです。会議を開催した人の落ち度です。

次回からの会議には参加しないことがベターです。

この大前提から考えると、会議に参加する人は「アイデアを持ち、会議に必要な人」

ということになります。

その視点で、会議の参加者を選定してください。

会議は、発言してなんぼです。

したがって、人数が多すぎる会議は発言の機会のが少なくなり、効率的ではありません。

会議の参加者は

「2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数」

にとどめてください。最大でも6〜7人くらいでしょうか。

これはインターネット通販大手のAmazonのルールです。

会議のゴールが明確でない

会議にはゴールが不可欠です。

会議が終わった時に「どんな状態になっているのか」を明確にして、その目的のために会議をする必要があります。

そのためには、会議を行うまえに『会議のゴール』を明確にすることが不可欠です。

  • 関係者の承認を得て、プロジェクトをスタートする
  • ブレインストーミングで、アイデアをつのり、商品プロモーションを確定する

などの、目的(ゴール)を設定します。そして、事前に会議参加者に知らせておきます。

出木杉

「明後日の会議は〇〇のプロモーション案のブレストです。この会議でクライアントに提案できるレベルまで確定することがゴールです。

そこで参加者の皆さんには、感情を揺さぶられた、感動したプロモーション案を、簡単にリストアップしてきてもらいたいです。どんな箇所で感動したのか、など話していただけるとありがたいです。」

のように、事前にゴールと、準備してもらいたいことを伝えることで効率的に、質の高い会議が実現できます。

一回で決まらない

ダメ男

1時間話し合ってるけど、なかなか決まらないね。

A部長の承認がないと、これ以上進めていいかどうかもわからないし。

また今後、適当なタイミングで集合かけます。その時改めてよろしくおねがいします。

駄目な会議の典型例です。

この会議のダメなところ
  • 会議で結論を出せていない
  • 明確なタスクの割り振りをしていない
  • 今後のスケジュールが未確定

どのようにすればこの会議を改善できるでしょうか?

改善案を考えてみました。

出来杉

この場で結論を出すまでに至れませんでした。わたしの準備不足が原因です。同じことが起こらないように次回は準備を万全にして臨みますのでよろしくお願いします。

A部長の承認は、この会議中にチャットで了承を得ました。進めていきましょう。

では、次回の会議は明後日の15時からこの会議室で行います。

Bさんは、明後日の会議までに必要な情報収集をおねがいします。クラウドにデータを置いてもらって皆さんで閲覧できるようにしてもらうと助かります。

Cさんは、過去事例のリサーチをお願いできますか?類似事例でよいので、リストアップしてもらえるとありがたいです。

議事録は、Dさんに作成してもらっています。クラウドに保存してあります。後ほどリンクを共有してもらいますので、ご覧ください。

今回の会議では、新サービス展開の骨子はできました。それをもとにエンジニアのFさんに強力してもらい、プロトタイプを作成してもらう予定です。明後日の会議にはお見せできるようにします。

この発言のポイントは

  • 会議でのアウトプットを作成
  • 関係各所への承認が早い
  • 明確なタスクの割り振り
  • 時間制限を設けたタスクの割り振り

が実現できたことです。

一回の会議で、すべてが決まることは少ないと思いますが、効率的な会議を実現するために

期限、担当者を明確にすることが必須です。

心理的安全性を作る

心理的安全性とは、

他者からの反応に怯えたり、羞恥心を感じたりすることなく、自然体の自分をさらけ出すことができる状態

のことです。

カンタンに言うと、変なこと言っても馬鹿にされないという安心感です。

この心理的安全性が高いチームは、生産性が高いというデータもあります。

心理的安全性が高いチームの会議が盛り上がるのは想像しやすいですよね。

逆に、発言して馬鹿にされたらどうしようと考えてしまう会議はどうしても暗く、重々しい会議になります。

心理的安全性を高めることで会議のアウトプットのクオリティを高めることができます。

心理的安全性の高め方

心理的安全性を高めるためには、リーダーの態度が大きな要因となります。

リーダーが率先して場の雰囲気をあたため突拍子もない発言にもポジティブなリアクションをしましょう。会議の主催者(ファシリテーター)は、まさにバラエティ番組のMCのよう。

明石家さんまさんのように、参加者全員が楽しくおいしい思いができるような努力をしてみましょう。

心理的安全性を高める実例

僕が以前勤めていた会社に、心理的安全性を高めるのが抜群に上手い方がおられました。

彼は、わざとピエロを演じて場を盛り上げてくれました。

自身は深い知恵や洞察を持っているのに、わざと知らないふりをして参加者の発言を促します。

笑いをとることにも長けていたので、会議中、笑いの渦が巻き起こっていました。

彼が開催した会議は楽しくアウトプットも高かったことを覚えています。

ファシリテーターの重要性を彼から学びました。

管理職・プロジェクトのリーダーの方は会議を開催することが多いと思います。

心理的安全性を高める取り組みを積極的に行なってください。

会議を効率化するアイデア

最後に、会議を効率化する小さなテクニックをご紹介します。

Googleドキュメントを使う

Googleドキュメントは、Googleが提供する文章作成サービスです。マイクロソフト社が提供する『Word』と似ています。

Googleドキュメントの特徴は、複数人で同時に書き込みが可能なことです。

一つの文章ファイルに、会議参加者全員が同時に記入することができるのです。

このGoogleドキュメントを会議で利用することでさまざまな恩恵があります

議事録作成

まずGoogleドキュメントでファイルを新規作成します。

会議での発言決定事項をリアルタイムで会議の参加者が全員で書いていきます。

今までは、議事録作成の担当を決めて任せるスタイルが主流でしたが、Googleドキュメントを利用した議事録作成では、担当者への負担を強いることなく、短い時間で全員の承認が取れた形で議事録が作成できます。

非常に便利な使い方です。

ブレインストーミングにも有効

ブレインストーミングにもGoogleドキュメントは有効です。

以前勤務した会社でのブレインストーミングにGoogleドキュメントを利用していました。

Googleドキュメントを新規作成し、会議の参加者がアイデアを一斉に書いていきます。

自分のアイデアを書いている最中にも、他の参加者がアイデアを書いているのがGoogleドキュメント上でリアルタイムで見れます。

他の参加者のアイデアをもとに、新たなアイデアが生まれることも多いです。

会議が終わる頃には膨大なアイデアでドキュメントが埋まっていました。

定例会議の効率化にもGoogleドキュメントが有効

定期的に発生する会議(例えば定例会議)などでもGoogleドキュメントは有効です。

Slackチャットワークなどのチャットアプリで定例会議の開始を連絡します。

そして、Googleドキュメント上に、一斉に今週のタスク作業の課題進捗などを書いていきます。一斉に記入するので、会議時間が大幅に短縮できます。また会議室に集まる必要はなく、好きな場所から参加できるのも大きなメリットです。

定例会議は、報告が主な目的である場合が多く、Googleドキュメントを利用したリアルタイム書き込みで事足りることが多いです。

仕事する上での問題があれば、その定例会議にて報告し、上司からの指示を仰ぐなど

  • 会議を効率化
  • もれなく問題を発見

することができます。

あなたの会社にあったサービスを選ぶ

Googleドキュメントに限らず、同様の機能があるサービスが乱立しています。

ご自身の会社で使用しているグループウェアなどの兼ね合いもあると思います。

適切なサービスを利用して会議を効率化してください。

まとめ

21世紀になり、労働者が仕事に求めることは多様化しました。

仕事のやりがい給与よりも、家族や友人との時間を大切にする人が増えました。

また終身雇用制度の維持が困難になっている現在では、社員のワークライフバランスを実現することができないと、早期退社につながってしまいます。

これからの時代は、今以上に人が採れない時代になります。

社員に会社を辞められることは最も避けないといけない事態です。

会社の利益を維持しつつ、働く人のワークライフバランスを実現するためには、労働生産性を向上させることが必須です。

この記事でご紹介した「会議の効率化」労働生産性の向上にダイレクトに影響します。

ぜひ、積極的にトライして働く人の労働環境改善に努力して、ワークライフバランスを実現してください。

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